Отдел рекламы — структура, обязанности сотрудников и особенности управления

Рекламное отделение — это творческая, часть предприятия, создающая источники информации, позволяющие населению познать о конкретной услуге или продукции. В статье описаны функции, обязанности и структура отдела.

Для чего он нужен

«Реклама» есть практически в каждой компании. Крупные и малые предприятия заинтересованы, чтобы продукты и услуги продавались быстрее и были известны. На самом, деле мнение о нужде такого отдела разделяются. Хозяева одного бизнеса, утверждают, что он необходим, а другие не нуждаются в нем.

Рекламщики занимаются распространением информации, о товаре, формируют стиль и значимость предприятия.

Обязанности отдела

Отделение «рекламщиков» любого предприятия, вне зависимости от рода деятельности, имеет следующие функции:

1. Реклама товара и услуг, с целью увеличения количества продаж;
2. Создание рекламного проекта, который заинтересует аудиторию и повлечет в благоприятное русло для компании;
3. Проведение работ по рекламной компании:
   • Изучение, продукта конкурентов, для создания эффективных методов продаж и акций;
   • Постановление единой цели рекламе;
   • Определения вида распространения информации;
   • Выбор стиля;
   • Сроки распространения;
4. Изучение статистки, с помощью которой можно подобрать подходящее место для распространения информации;
5. Оформление: стиль, музыкальное сопровождение, цветовые гаммы;
6. Соблюдая закон » О рекламе», придумать способы обойти конкурентов;
7. Изобретение собственного, неповторяющегося стиля предприятия;
8. План выхода в «свет»:
   • Определение типа товара, который можно предоставить на ярмарках (обязательное согласование с начальством);
   • Формирование выставочных стендов;
   • Оформление приглашений;
   • Определения сроков проведения мероприятий;
9. Подписания соглашений, о проведении рекламы с источниками информации;
10. Расширение потребительского рынка компании;
11. Изучение реклам конкурентов, для усовершенствования своей;
12. Проведение опросов и составление статистики по рекламе;
13. Учет расходов.

Для правильного функционирования рекламного подразделения, следует нанимать грамотных менеджеров. Каждый подчиненный обязан иметь особые навыки по накоплению информации и организации акции и мероприятий.

Структура отдела

Численность штата рекламного отдела утверждает управляющий фирмой. Численность штата и наличие определенных работников, утверждается исходя из масштабов и рода деятельности фирм.

Штат состоит из: структурных подразделений и групп специалистов.

Распределением обязанностей и утверждением мероприятий непосредственно занимается управляющий отделом.

Обязанности сотрудников подразделения

У каждого сотрудника, свои обязанности:

Директор по рекламе

Занимается самыми важными проблемами и решениями:

• Построение политики компании;
• Подбор наиболее эффективных средств массовой информации и заключения договора с ними;
• Набор штата;
• Сотрудничество с выгодными партнерами.

Директор по рекламе, значимое лицо. Он выполняет функции, заместителя начальника. Помимо перечисленного списка, лицо подписывает документацию, составляет план работы отдела и сдает его начальству.

Директор по интернет-реклама

Должность, создана не давно, в период массового внедрения сети интернет.

Работа специалиста:

• Создание, оформление и обновление собственного сайта компании;
• Сотрудничество с разработчиками сайтов, консультаций по его усовершенствованию;
• Создание рекламы в социальных сетях;
• Расчет бюджета для сетевых затрат;
• Сдача ежемесячного отчета по проведенной работе и ее эффективности.

Особое внимание директор интернет — рекламы, уделяет продвижению, внедрению на первые страницы поискового запроса, недоработкам сайта.

Не мало важны в отделе и PR — менеджеры

Их работа заключается в:

• Озвучивание новинок компании для целевой аудитории;
• Организация ярмарок и других мероприятий, связанных с продажами услуг или продукции;
• Создание приглашений и рассылка пресс-релизов;
• Сбор сотрудников и проведение тренингов.

Вся основная работа лежит на менеджерах. Выездные обязанности, сбор аудитории и создание текстов и оформления для рекламной информации.

Как управлять рекламирующим подразделением

Работа отдела заложена в специальном Положении, утвержденным начальником:

1. Общие положения:
   • Отдел рекламы
   • самостоятельное подразделение предприятия;
   • Решение о надобности, принимает директор;
   • Все важные вопросы, решает коммерческий директор отдела;
   • Главным в отделе считается, тот кого назначил начальник предприятия.
2. Структура отдела рекламы:
   • Количество и функции сотрудников зависят, от деятельности предприятия и оплаты труда;
   • Составляющее отдела: 2 менеджера, директор по рекламе и специалист по работе с интернетом;
   • Распределением работы занимается управляющий отделом.
3. Задачи отдела:
   • Формирования рекламы, определение ее задач. Изучение рынка конкурентов, для эффективной подачи продукта. Определение правильного размещения массовой информации, для большей эффективности. Проведение опроса населения, для составления статистики результата.
   • Подписание договоров с ярмарками и выставками. Подготовка материалов, для мероприятий и составление списка участников. Заключение договоров по рекламному размещению. Поиск деловых партнеров. Составление расходной документации.
   • Разработка рекламных стендов, оформление. Создание особой стилистики предприятию.
4. Нужная документация:
   • Нормативные акты;
   • Устав предприятия;
   • Должностная инструкция;
   • Правила внутреннего распорядка.
5. Взаимодействия с другими отделами организации:
   • Бухгалтера, выплачивают средства на рекламные расходы, оплату командированных;
   • Анализом проведения затрат, составлением сметы, происходит с помощью финансового отдела;
   • Маркетинговая часть организации, занимается определением спроса на продукцию, сотрудничая с «рекламщиками»;
   • Отдел сбыта, информирует о потребление той или иной продукции и составляет статистику спроса.
6. «Рекламщики» имеют права давать указания и выполнять действия, связанные с созданием проекта или приносящие результат предприятию.
7. Ответственность за выполненные действия, несет руководитель отдела. Он должен следить за соблюдением трудового распорядка и сделать так, чтобы не было утечки информации. Не соблюдение требований рекламного законодательства, так же приведет к плохим последствиям. При создании положения, главное тщательно проверить все пункты на соответствие, в случае несовпадения, его следует исправить. После составления, его заверяют у начальника подразделения.

Должностная инструкция рекламного отдела

Специалисты рекламного отдела работают по инструкции, у каждого вида деятельности она своя, но принцип составления один:

1. Общие положения:
   • Обязанности и права подчиненного;
   • Требуемое образование и опыт для специалиста;
   • Кому подчиняется данное лицо;
   • Кто выполняет обязанности при отсутствии на рабочем месте специалиста;
   • Документы, которыми руководствуются работник.
2. Обязанности, требуемые должностью.
3. Требования к знанию определенных материалов.
4. Права.
5. 5Отношения с коллективом.
6. Ответственность.

ПРИМЕР: Должностная инструкция «рекламного менеджера».

1. Общие положения:

1.1. Инструкция определяет взаимоотношения с коллективом, должностные обязанности, ответственность и права менеджера.

1.2. На должность принимается специалист с высшим образованием, опытом не менее 3 — х лет.

1.3. Подчиняется коммерческому директору.

1.4. На должность принимается генеральным директором после проведения собеседования с коммерческим

1.5. При отсутствии менеджера, на его место принимают специалиста, согласовав его с высшим начальством.

1.6. При работе менеджер руководствуется, следующими документами:

— ТК РФ;

— Должностной инструкцией;

— Внутренний распорядок.

2. Обязанности сотрудника:

2.1. Построение работы с целью продвижения, продаваемого продукта.

2.2. Увеличение эффективности при этом снижая затраты на проекты.

2.3. Планирование мероприятий.

2.4. Разработка собственного стиля предприятия.

2.5. Разработка текстов, плакатов.

2.6. Развивать популярность организации.

2.7. Улучшение результатов работы.

2.8. Привлечение экспертов и партнеров к работе.

3. Требования к подчиненному:

3.1. Знание необходимых нормативных актов.

3.2. Виды преподнесения рекламы.

3.3. Ассортимент выпускаемой продукции.

3.4. Правила безопасности.

3.5. Этику профессионального общения.

3.6. Методику работы с персоналом, способы активизации рабочего процесса.

4. Менеджер имеет право на совершение действий, которые подвигнут продажи в благоприятное русло.

5. Должностные отношения между коллегами:

— Получение приказов от коммерческого директора, сдача ему необходимых отчетов;

— Бухгалтерия выдает нормативы на траты. Отдел предоставляет отчеты по движению денежных средств;

— Предоставление финансовому отделу, смет расходов на проведение мероприятий;

— Уточнение у маркетологов, спрос на продукцию, сдача им отчета о проведенных акциях;

6. Ответственность:

6.1. За несоблюдение должностных документов;

6.2. При пренебрежении обязанностей.

Рекламный отдел необходим многим предприятиям. Благодаря ему продвижение и продажа продукции происходит в разы быстрее и эффективнее.