Документооборот существует в любой организации.
Ведение хозяйственной деятельности напрямую связано с оформлением необходимых сопроводительных документов, к которым относятся:
- договора,
- входящая и исходящая корреспонденция,
- бухгалтерские ведомости,
- банковские требования и т.д.
Для упорядочивания работы специалисты советуют автоматизировать документооборот на предприятии, при помощи которого планирование и администрирование бизнес-процессов будет находиться на новом качественном уровне.
Цель электронного документооборота – экономическая эффективность для достижения максимального результата хозяйственной деятельности.
Внедрение правильной системы позволит решить следующие вопросы:
- обеспечит грамотное управление за счет автоматизации управленческих процессов,
- создаст систему контроля над накоплением, управлением и доступом к информации для сотрудников предприятия,
- оптимизирует бизнес-процессы,
- даст возможность анализировать, контролировать бизнес-процессы,
- сократит бумажные носители, тем самым, сэкономит ресурсы.
Для выбора системы необходимо определить следующие параметры:
- нужный объем хранения для электронных файлов и архивных бумажных носителей,
- формальные процедуры, связанные с поддержкой и автоматизацией контроля,
- необходимость административного управления организацией и возможность доступа к информации для всех подразделений предприятия,
- требования к стандартам документооборота в соответствии с нормами, установленными в компании,
- учет сроков хранения документов,
- поддержка инженерных задач и особенности работы предприятия.
Качественная и правильная автоматизация позволяет решить стратегические вопросы развития компании в целом. Поэтому, в каждом конкретном случае, необходимо учитывать специфику деятельности, определить структуру и цели, которые организация стремиться достичь в будущем.
Основатель веб-студии «Про Интернет-Маркетинг». Опыт в SEO с 2011 года, Работал в должностях: SEO-специалист, руководитель SEO-отдела, инвестиционный консультант, интернет-маркетолог, руководитель отдела интернет-маркетинга, маркетолог, веб-аналитик.
