Оптимизация затрат предприятия: как эффективно управлять тратами?

Методы борьбы с кризисом всегда остаются актуальными, интересными для предпринимателей, руководителей. Существуют разные способы для решения проблемы. Оптимизация затрат предприятия – лишь один из вариантов, доступных для всех.

Классификация затрат предприятия

Без учёта затрат предприятию не обеспечить финансовую стабильность. Их принято классифицировать вне зависимости от условий, при которых они осуществляются. Содержание экономического плана для большинства ситуаций становится главным параметром для разделения затрат на различные группы.

Кроме того, в качестве основы берутся статьи калькуляции. Это приемлемый вариант не только для практической работы, но и для ведения бухгалтерского учёта.

Когда затраты делятся на группы, принято принимать во внимание и виды деятельности, к которым их относят.

Здесь выделяют:

• Те, что связаны с основной деятельностью.
• Прочие разновидности.

Первый тип затрат привязан к приобретению материалов, полуфабрикатов вместе с комплектующими, передаче рабочим заработной платы, расчёту за коммунальные услуги, приобретению топлива. Частью основного производства становятся и расходы на процесс закупки. Например, речь идёт о сборах таможни, услугах по консультациям, доставке материалов, и так далее.

Накладная часть – то, что напрямую не влияет на себестоимость товара, но позволяет эффективно организовать производство.

Место, время появления позволяет разделить затраты на производственные, либо возникающие из-за продажи. Глава 25 НК РФ должна стать главным нормативным документом для руководства, бухгалтера, когда проводится подобная классификация. Выработка управленческих решений на будущее время во многом зависит от того, насколько верно на предприятии организуют учёт, как обобщают затраты.

Как и где найти резервы снижения затрат?

В финансовом отношении, циклом называют интервал между временем, когда выплаты осуществляются в адрес поставщиков, и когда средства поступают от покупателей. Если лишь после того, как поступает полная предоплата, начинается приобретение сырья для начала производства – значит, показатели отрицательные. Это значит, что у руководства появятся дополнительные средства.

Но у большинства предприятий ситуация складывается иначе. Например, товар уже произведён, оплата поставщику тоже есть. Но деньги от покупателей ещё не появились. Тогда руководители привлекают так называемые заёмные средства. Из-за чего появляются дополнительные траты. Именно по данной причине платёжные циклы важно сокращать, насколько это возможно.

Для расчёта длительности этого цикла могут применять формулу:

Производственный цикл(товарооборот) + оборот дебиторской задолженности – период оборота кредиторской задолженности Логистические, производственные циклы компании должны быть оптимизированы, только в этом случае издержки уменьшаются. Надо сделать так, чтобы присутствовал определённый баланс между предоставляемыми, получаемыми отсрочками.

Специалисты дают следующие советы руководителям в этой сфере:

• Поставщикам надо сообщить о том, что компания может предоставить отсрочку покупателям. Главное – заранее обговорить, в каких объёмах допустимы подобные договорённости.
• Менеджеры компании должны быть в курсе того, какие сферы и направления актуальны в настоящее время. Каким способом они должны достигать рентабельности для каждой из проводимых сделок?
• Ключевой показатель эффективности должен быть введён для управленческой команды. Это и есть продолжительность финансового цикла.

Процесс управления затратами

Инструментом, имеющим решающее значение, становятся так называемые сметы. Их надо увязывать с краткосрочными, долгосрочными решениями, принятыми со стороны руководства. В свою очередь, данные решения вытекают из целей, задач, решаемых на протяжении выделенного отрезка времени.

Фактическую работу проще будет оценить, изучив бухгалтерский баланс на протяжении конкретных периодов – отчётный год, девять месяцев, полугодие, первый квартал. После результаты оценки сравниваются со сметой, которая была утверждена. Чем чаще подобные процедуры будут проводиться – тем лучше.

Еженедельное подведение итогов бухгалтерской деятельности стало нормой для многих предприятий, вне зависимости от сферы деятельности.

При составлении сметы не стоит забывать о следующих возможных затратах:

• Оплата банковских услуг, организация взаимодействия с другими учреждениями кредитно-финансового сектора.
• Проверки со стороны аудиторов, отправление сотрудников в командировку, затраты по связи и рекламе.
• Расчёт по налогам, другим обязательным платежам.
• Работы по загрузке и разгрузке, мероприятия по охране, грамотному хранению.
• Арендные, содержательные платежи на помещения, технику.
• Приобретение носителей энергии.
• Перечисление заработной платы.
• Расчёты за сырьё, расходные материалы, малоценные, быстроизнашивающиеся предметы.
• Приобретение оборудования новых образцов. Сохранение имеющегося в соответствующем состоянии.

В позиции «неучтённых» стоит предусмотреть ещё 10-15 процентов на затраты. Особенно важно обезопасить предприятие от неожиданных трат, когда составляется годовая смета. Во внимание надо принимать фактическую инфляцию и ту, что планируется, согласно ожиданиям экспертов, участников рынка.

Лучшие способы и методы снижения затрат

Многие директора считают, что для увеличения эффективности стоит только начать контролировать то, как расходуются деньги, куда они идут. Но руководители забывают уделять внимание тому, откуда именно появляются средства. На предприятии быстро начнётся хронический дефицит средств, если управление будет касаться только платежей.

Учёт должен вестись в одинаковой степени грамотно и полно, для расходов и доходов. Каждую статью рекомендуется планировать заранее. Стоит учитывать характеристики инвестиционных проектов в долгосрочных, краткосрочных перспективах.

Советы по контролю

Информация о предприятии на руках у руководителя должна быть объективной, а не приукрашенной. Только полный учёт затрат позволит осуществлять контроль. Многие предприятия используют систему снижения затрат, предполагающую созданию целого отдела по издержкам.

Его сотрудники отвечают за следующие мероприятия:

• Выявление затаривания склада.
• Контроль наличия сбоев при загрузке и разгрузке товаров.
• Выяснение причин, по которым образовался перерыв в работе.
• Расчёт оптимальной нагрузки для производственных цехов.
• Проверка соответствия технологических процессов нормам.
• Изучение факторов, оказывающих влияние на затраты.

Только после определения всех показателей можно провести тщательный анализ существующих расходов. Это позволит утвердить эффективную программу для предприятия, а директор утверждает её, если не возникает никаких возражений.

Поддержание дисциплины

Любая стратегия, связанная со снижением расходов, должна найти отражение в бюджете предприятия. Только в некоторых исключительных ситуациях можно нарушать решения, которые были приняты в этой сфере. Финансовые службы следят за тем, чтобы важные положения соблюдались, применялись на практике. Сотрудники этой же службы следят за обоснованностью любого вида расходов. Ненужные траты тут же отсекаются.

Приказ руководителя подтверждает сохраняемую жёсткую дисциплину. В документе нужно указывать уполномоченных лиц, ответственных за принятие соответствующих решений.