Проблема многозадачности сотрудников

Проблема многозадачности сотрудников

Проблема многозадачности.

Для большинства работников в большинстве проектных сред многозадачность – норма жизни. Её кажущаяся польза, зачастую именуемая даже как рвение к работе, на самом деле является одной из главных проблем в опоздании проектов, увеличении их продолжительности и низкого качества их выполнения работниками.

Для многих фирм проекты имеют ключевое значение и в таком случае ставки достаточно высоки. Это и выдвижение новых товаров на рынок, и увеличения объемов продаж собственной продукции, и модернизация производства, и сокращение продолжительности проектов и увеличение количества завершенных проектов.

Исходя из этого, понимание и осуществление контроля над негативной практикой многозадачности, имеют важное значение для множества компаний. Но многие фирмы даже не подозревают, как многозадачность может подорвать эффективность выполнения многих задач в компании. Наша компания, предоставляя услуги бизнес-консалтинга всегда обращает внимание на проблему многозадачности в кампании заказчика.

Связь между многозадачностью и эффективностью проекта

Сама по себе многозадачность нейтральна, а иногда она даже приносит пользу, если работник переключается с одной подзадачи на другую, более критичную подзадачу в рамках одного проекта, дабы завершить проект в срок. Негативной же многозадачность становится тогда, когда она требует прекращения задачи до её завершения и переключения на какую-то иную задачу. Остановка и последующее возобновление задачи влечет за собой неминуемые потери эффективности. Всегда, когда исполнитель должен возобновить выполнение задачи, ему требуется время для того, чтобы повторно ознакомиться с работой, вспомнить какие-то её аспекты, нюансы, чтобы включиться в работу с того же места, на котором он остановился, в нужном ключе. Этому явлению синонимичен процесс переналадки оборудования в производстве.

Вредность многозадачности не кажется настолько явной, пока потери эффективности работника не становятся достаточно заметными. Когда задача прерывается на середине, она задерживается, как и весь проект в целом. Большинство людей, ассоциирующие себя с деятельностью по управлению проектами, согласятся, что не настолько важно, когда завершается какая-то отдельная задача проекта, насколько важно завершения всего проекта. На рисунке показаны 3 задачи , которые связаны с тремя различными проектами и запланированные сроки их окончания (А – 10 дней , В – 20 дней и С – через 30 дней).

Проблема многозадачности сотрудников

Но если данный ресурс остановит задачи и перезапустит их только 1 раз в процессе, то фактическое время завершения заметно увеличится (рисунок 2), а если в результате этой многозадачности будут потери, то задержки увеличатся еще более.

Проблема многозадачности сотрудников

Задержки задач А и В сразу же переходят в задержки идущих за ними задач, которые теперь начнутся только через 20 и 25 дней соответственно, с задержкой в 10 и 5 дней. Даже такой маленький проект как этот, состоящий всего лишь из 3х задач и только одним случаем многозадачности задерживается с выполнением почти на тридцать процентов. Из этого становится ясно, что присутствие нескольких случаев многозадачности во время выполнения проекта может значительно увеличить продолжительность проекта.

Скрытая многозадачность

Проблема многозадачности сотрудников

Бывают случаи, когда влияние многозадачности не заметно, т.е. скрыто – она может быть широко распространена, но львиная доля проектов заканчивается в срок. С первого взгляда это не плохо, но в то же время теряется потенциал и возможность существенно сократить длительность выполнения проектов, т.к. в том случае, когда проект заканчивается вовремя при наличии вредной многозадачности – это значит, что сроки выполнения данной задачи значительно завышены. Из этого следует, что мы изначально добавляем время на многозадачность, т.к. это единственный способ покрыть временные потери, которые она за собой влечёт. В таких случаях ликвидация многозадачности даёт возможность значительно сократить сроки выполнения поставленных задач, и такие компании имеют достаточный потенциал для более быстрого выполнения объемных проектов. На практике часто удается добиться таких результатов, что время завершения проектов уменьшается в 2 раза, когда решаются проблемы многозадачности.

Действительно ли проблема многозадачности настолько актуальна

Исходя из того, что многозадачность крайне пагубно сказывается на продолжительности и качестве проекта, имеет немалый смысл изучить то, насколько она распространена. Сперва нужно понять глобальность многозадачности посредством простого вопроса, адресованного работнику: «Сколько работ вы выполняете на своем рабочем месте одновременно?». Если он выполняет больше одной задачи, то есть риск вредной многозадачности и, следовательно такой сотрудник работает не эффективно. Другой вопрос, который можно задать «Как часто вас прерывают во время работы и просят сделать что-то еще?». Как правило, в большинстве компаний постоянно меняются приоритеты, что является одной из самых частых жалоб в проектах.

Еще одним способом для того, чтобы убедиться в распространённости многозадачности, является признание того, что в компаниях, в которых одновременно ведётся несколько проектов, одни и те же ресурсы обслуживают несколько менеджеров проектов, которых не интересуют проекты других менеджеров. Они сконцентрированы только на собственных проектах, в результате чего оказывают давление на ресурсы, чтобы те делали их работу в первую очередь и если один исполнитель делает одновременно несколько работ, то она задерживает завершение нескольких из них, чем вызывает отставание от графика. За этим следует увеличение давления со стороны менеджеров проектов и вышестоящего начальства и прочие негативные последствия.

Причины многозадачности

  • Отсутствие понимания негативного воздействия многозадачности со стороны руководителей.
  • Построение неверных предположений.
  • Желание сделать срочную работу.

Большинство компаний и людей просто не понимают ущерба, который наносит многозадачность.

Многие руководители удивляются тому, что у них ухудшается качество проекта, увеличение длительности проекта и пр., но как только устраняется проблема многозадачности, вся работа в скором времени стабилизируется и приходит в норму.

Второй причиной являются неверные предположения.

Многие исполнители руководствуются принципом «раньше начнешь – раньше закончишь», который справедлив для одного проекта, но, если брать мультипроектную среду, то в этом случае просто увеличивается вероятность многозадачности. С первого взгляда это может показаться нелогичным, но чем позже мы начнем выполнять проекты, тем раньше и больше их будет завершено. К сожалению, зачастую ошибочные предположения и неверные представления мешают принятию верных принципов.

Последней причиной такой обширной распространённости многозадачности является то, что люди хотят сделать срочную работу. Зачастую многие работники переключаются со своей привычной работы на какую-то срочную работу, которая даёт им шанс выделиться, спасти ситуацию, но важно помочь своим работникам осознать вредность многозадачности и привить понимание того, что вся работа важная и хорошая, чтобы их усилия не были потрачены впустую.

Сокращение плохой многозадачности

Для качественного выполнения проекта очень важно снижение, а по возможности ликвидация многозадачности. Без лишних перерывов и задержек работа выполняется быстро и качественно. Без дополнительной нагрузки работник сможет выполнять больше проектов и завершать их в более короткий срок. При четкой организации работы, когда каждый занят конкретным делом, рабочая обстановка и климат в организации улучшаются, а следовательно улучшаются и результаты:

  • Количество завершенных в срок проектов увеличивается на 95%.
  • Сроки выполнения проекта сокращаются на 30-50% и более.
  • Количество выполненных проектов увеличивается на 25-100%.

Если вы все еще не решили проблемы с многозадачностью в своей организации то наша компания готова помочь вам в данном вопросе и проконсультировать как лучше всего избавиться от многозадачности.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Сергей Ковалев/ автор статьи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Про Интернет-Маркетинг
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: